Was Taskkette heute kann: Meilensteine

Der Kern

Vorlagen mit eigenen Feldern. Jede wiederkehrende Arbeit bekommt ihr Formular – Pflichtfelder, Bedingungen, Auswahllisten, eine Richtzeit. Wer eine Vorlage ändert, verändert damit keine abgeschlossene Aufgabe: Die trägt ihre Fassung von damals.
Ketten. Aus einer abgeschlossenen Aufgabe entsteht die nächste – aus der Warenausgabe die Rechnung, aus dem Angebot das Nachfassen. Die Kette steht sichtbar an jeder Aufgabe.
Ausgänge. Ein Auswahlfeld wird zum Ausgang, etwa „Freigegeben / Korrekturen / Abgelehnt“. Beim Abschließen fragt Taskkette danach und zeigt, welche Folgeaufgabe entsteht.
Fristen auf die Stunde. Ein Datumsfeld kann eine Uhrzeit tragen. Die Frist rechnet dann etwa 72 Stunden ab diesem Feld und rückt mit, wenn es sich ändert.
Rollen statt Namen. Zuständig ist eine Rolle, nicht eine Person. Fällt jemand aus, greift die Vertretung – ohne dass irgendwo eine Aufgabe liegen bleibt.
Serien. Täglich, monatlich, zum Quartalsende: Jede Runde entsteht zu ihrem Termin, die vorige bleibt als „überholt“ stehen. Überspringen, Pausieren und Beenden direkt an der Aufgabe – oder wie bisher erst nach dem Abschluss („Ab Erledigung“). Jede Serie hat eine eigene Ansicht mit allen Runden, wer wann pausiert oder geändert hat, und „Nächste Runde jetzt“.
Startpakete. Fertige Vorlagen samt Automatisierungen mit einem Klick übernehmen – IT-Wartung, IT-Notfallbereitschaft, Mitarbeiter-Onboarding, Warenausgabe → Rechnung, Angebot & Nachfassen, Zeiten abrechnen, Vertriebs-Nachverfolgung. Danach alles frei änderbar.

Der Arbeitstag

Cockpit. Überfällig, heute fällig, Reaktionszeit läuft, bald ablaufend, offene E-Mails – als Kacheln, je Rolle zugeschnitten und frei anzuordnen.
Deine Woche und Dein Vertrieb. Zwei Cockpit-Kacheln mit den eigenen Zahlen der Woche.
Zeit buchen. Ein Dialog mit Von – Bis oder Dauer, mit und ohne Clockodo.
Schnell notieren. Ein Satz wie „Rückruf Meier morgen um 10 Uhr“ wird zur Aufgabe, mit „/“ wählst du Person, Kunde oder Datum.
Abarbeiten. Die gefilterte Aufgabenliste der Reihe nach erledigen – abschließen, überspringen oder für heute vornehmen.
Wer ist da. Urlaub aus Clockodo auf einen Blick, mit Vertretung.
Suche und Push. Alles über eine Suche erreichbar, und auf Wunsch eine Benachrichtigung aufs Handy.
Board je Person. Eine Spalte je Person, „Noch niemand“ vorn – Ziehen gibt die Aufgabe weiter.
Rückgängig statt Rückfrage. Gelöschte Aufgaben, Verträge, Kontakte und Vorlagen holst du eine Stunde lang zurück, samt Verlauf.
Viele auf einmal. Mehrere Aufgaben in einem Schritt abschließen oder ihre Zuständigkeit entfernen. Was noch eine Angabe braucht, bleibt ausgewählt und sagt, warum.
Auslastung. Je Person und Tag: Aufgaben und Richtzeit gegen die Arbeitszeit der Woche, mit Abwesenheiten aus Wochenplan und Clockodo.

Nachweis

Jede Aufgabe mit Verlauf. Wer hat wann mit welchen Werten abgeschlossen – nachvollziehbar dokumentiert. Als Bericht und als Export – unterstützt die Dokumentation für ISO-27001-Audits.
Stichproben. Taskkette zieht selbst einzelne abgeschlossene Aufgaben zur Nachprüfung – der Unterschied zwischen „wir arbeiten sorgfältig“ und „wir können es zeigen“.
Monatsbericht für Kunden. Was im Monat für einen Kunden erledigt wurde, fertig zum Versenden.
Dokumente am Kunden. Notfallhandbuch, Prüfbuch oder Objektakte aus eigenen Vorlagen, mit Lücken, Prüfprotokoll und PDF.
Bestätigungen mit Ablauf. Sie laufen nach der eingestellten Zeit ab, die Jahresdurchsicht erneuert sie per Häkchen.

E-Mail und Automatisierung

Gemeinsame Postfächer aus Microsoft 365. Eingehende E-Mails landen in Taskkette, hängen an ihrer Aufgabe und lassen sich beantworten, ohne das Werkzeug zu wechseln – auch zeitversetzt.
Mein Postfach. Kundenmails an die eigene Adresse stehen neben dem gemeinsamen Postfach. Wie viel das Team sieht, legt jede Person fest; mit „Übergeben an …“ landet eine Mail im gemeinsamen Postfach.
Reaktionszeiten je Kunde. Die Frist zählt in deinen Öffnungszeiten. Wird es knapp, steht es im Cockpit.
Automatisierungen. Auslöser, Bedingung, Aktion – frei zusammengestellt, ohne eine Zeile Code.
Pflichten am Objekt. Wartung, Prüfung oder Batterietausch im festen Rhythmus, die Aufgabe entsteht rechtzeitig vorher. Branchenpakete bringen Kategorien mit den üblichen Pflichten mit; Zertifikate und Lizenzen melden sich über ihr Ablaufdatum.

Kunden und Vertrieb

CRM. Kunden, Kontakte, Objekte und Belege an einem Ort. Im Vertrieb hat jeder Interessent einen nächsten Schritt – oder er fällt auf.
Kundenkarte und Touren. Alle Kunden und Interessenten auf der Karte, für die Kaltakquise ein Vorschlag für die Route.
Lexware Office. Kunden und Belege kommen aus der Buchhaltung, je Rolle freigegeben. Aus einem Angebot entsteht das Nachfassen, das sich mit der Auftragsbestätigung selbst schließt.
Verträge und Kundenwert. Verträge aus Lexware oder einer Tabelle, mit Abrechnungs-Vorschau, Marge und Umsatz netto je Kunde.
Offene Posten. Offene und überfällige Rechnungen stehen in der Kundenakte, überfällige auch beim Anruf – nur für die, die Rechnungen sehen dürfen.
Kundenportal. Mit deinem Logo: Kunden geben frei, beantworten Rückfragen und laden Unterlagen hoch, dazu Prüftermine, offene Punkte und Erledigtes mit Nachweis.
Shopify. Bestellungen werden Aufgaben, je Produkttyp mit eigener Vorlage. Der Kunde wird zugeordnet, ein Storno bricht die offenen Aufgaben ab.
Zeiten abrechnen. Offene, abrechenbare Zeit aus Clockodo je Kunde unter Verträge › Abrechnung, mit Summen und CSV.
Zeiterfassung. Uhr an der Aufgabe, Reiter Zeiten mit Summen und CSV, „Abrechenbar je Kunde“ und eigene Einstellungen für Rundung und Leistungen.
Bestand. Vertragsmenge gegen Geräte aus NinjaOne und ESET oder gegen Objekte einer Kategorie, je Kunde.

Für IT-Dienstleister

Alarme werden Aufgaben. NinjaOne, ESET PROTECT und Securepoint direkt angebunden: Aus dem Alarm wird eine Aufgabe für die richtige Rolle. Ist der Alarm bei NinjaOne oder Securepoint behoben, schließt sich die Aufgabe wieder. ESET-Geräte folgen dem Zustand in ESET: Wird ein Gerät grün, schließt sich die Aufgabe von selbst.
Telefonie. Bei einem Anruf über STARFACE zeigt Taskkette, wer anruft – mit Kunde und offenen Aufgaben.
Verpasste Anrufe. Sie stehen im Cockpit, ohne die, die schon zurückgerufen wurden.
Netzplan aus den Daten. Aus Netzadresse und Standort der Objekte und den Netzen der IT-Dokumentation, mit Hinweisen auf das, was nicht passt.
IT-Startpakete. Notfallhandbuch, IT-Dokumentation und IT-Audit mit 41 Anforderungen, als Dokument am Kunden.

Betrieb und Sicherheit

Mehrere Mandanten, sauber getrennt. Die Trennung sitzt in der Datenbank, nicht in der Anwendung – eine vergessene Abfrage kann sie nicht aushebeln.
Verschlüsseltes Backup. Alle zwei Stunden, ausgelagert, und einmal pro Woche wird ein Backup testweise wiederhergestellt. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Vermutung.
Anmeldung. Zwei Faktoren für alle – App-Code, Passkey oder Anmeldung mit dem Microsoft-Konto der Firma.

Woran wir gerade arbeiten

Taskkette wird laufend weiterentwickelt. Wir nennen hier bewusst keine Termine – was fertig ist, steht oben.

Die vollständige Liste aller Änderungen siehst du in der App unter „Änderungsprotokoll“, sobald du angemeldet bist.